PO 03 Gestió de compres

 

1. OBJECTE

Descriure la metodologia establida per a dur a terme l'avaluació inicial i continuada dels proveïdors, gestionar les compres de materials així com els treballs subcontractats i assegurar que els subministraments/treballs satisfan els requisits especificats.

 

2. ABAST

Aquest capítol s'aplica als proveïdors/sotscontractistes d'aquells serveis que poden afectar la Qualitat dels serveis subministrats i a tots els subministraments que poden incidir en la qualitat de les activitats de l'organització.

 

3. REALITZACIÓ

3.1. Avaluació de proveïdors/sotscontractistes.

a. Com a norma general, tots els proveïdors seran sotmesos a una avaluació inicial abans de la primera compra i a una avaluació contínua després, amb el doble fi d'assegurar la seua capacitat de subministrament d'acord amb els requisits establits i de verificar el compliment posterior de tals requisits.

b. El Director Tècnic farà l'avaluació inicial de cada proveïdor, segons el mètode d'avaluació enunciat en l'apartat 3.2.

Amb tal fi, elaborarà un registre d'avaluació de subministrador, disponible en el formulari Relacions de l'aplicació PreuK. Cada registre s'identifica amb un codi, consistent en les lletres SU seguides de quatre dígits (SU0000) i conté les dades següents:

- Dades del proveïdor/sotscontractista

- Producte/servei subministrat

- Tipus d'avaluació inicial i data

- Resultat de l'avaluació inicial

- Comparatiu respecte a la Competència (si procedeix)

- Avaluació proposada (acceptació, rebuig, acceptar a prova o realitzar una altra avaluació)

El registre SU0000 inclou una plantilla que servirà de model per a la confecció de cada registre.

c. Omplits aquests camps se seleccionarà l'encarregat d'aprovar el registre. Si el proveïdor és aprovat, haurà de designar-se l'encarregat d'omplir l'avaluació contínua.

d. El manteniment dels requisits inicials es verifica, almenys, una vegada a l'any i es realitza habitualment a través de l'avaluació continuada dels subministraments/serveis. Si aquest control indicara un incompliment de tals requisits, el proveïdor pot deixar d'estar aprovat, quedant aquesta circumstància documentada en el registre d'Avaluació de Subministrador.

e. L'incompliment dels requisits suposa que aquest proveïdor no figurarà com a subministrador aprovat en realitzar la consulta en l'informe Full de subministradors, segons l'any d'aprovació contínua, de l'aplicació PreuK.

 

3.1.1. Avaluació Inicial

a. L'avaluació inicial dels proveïdors es farà segons una o algunes de les alternatives següents:

1r Basant-se en l'anàlisi de l'històric de dades relatives a serveis prestats i subministraments entregats pel proveïdor/sotscontractista.

Aquest mètode d'avaluació només és aplicable als proveïdors que ens hagen fet algun subministrament, almenys, un any abans a l'entrada en vigor d'aquest procediment, sense haver-hi tingut incidències importants.

2n Mitjançant la realització d'una compra a prova d'un material o la prestació d'un servei en un període de prova del proveïdor a avaluar, a fi de verificar que pot complir els requisits exigits en el material o servei a subministrar. En aquest cas, es deixa registre del resultat de la prova en el registre del proveïdor.

3r Realització de visites d'avaluació a les instal·lacions del subministrador.

4t Revisió de certificats/acreditacions d'empresa o producte aportats pel proveïdor/sotscontractista.

 

3.1.2. Avaluació continuada

a. Els proveïdors, independentment de quin siga el mètode per a la seua avaluació inicial, són sotmesos a una avaluació periòdica a través de l'anàlisi dels resultats dels controls de recepció dels subministraments o dels controls sobre els serveis prestats.

B. Els responsables de les inspeccions de recepció comuniquen les incidències detectades al Director Tècnic o al Gestor de qualitat,, els quals tindran en compte aquestes dades a l'hora d'omplir el registre d'Avaluació Contínua.

 

C. El responsable analitza anualment les incidències detectades (o amb una periodicitat menor si la seua gravetat així ho aconsella).

D. Analitzades les incidències per a cada proveïdor, farà constar les dades següents al registre corresponent al subministrador:

- Material/servei subministrat

- Valor del subministrament

- Gestió del subministrament

- Qualificació (s'assignarà una puntuació de l'1 al 5, sent 1 gens satisfet i 5 totalment satisfet, per cada atribut: compliment de terminis, preus, seguretat i higiene, etc.).

- Avaluació proposada

E. Una vegada realitzada la puntuació, els responsables de l'avaluació continuada calculen la Qualificació del Proveïdor (CP), a la vista de la qual decidiran entre les següents possibles accions a prendre:

- Si CP => 2,5, no es prendran accions específiques respecte al subministrador.

- Si 2 > CP < 2,5, se sol·licitarà al subministrador l'adopció d'accions per a solucionar les causes que van originar el problema, exigint un termini per a la seua resolució. Durant tal termini, el subministrador es considera aprovat condicionalment.

- Si CP <= 2, es refusarà el subministrador.

F. Els responsables esmentats registraran l'avaluació en l'apartat d'Avaluació Contínua inclòs al registre corresponent del formulari Relacions de l'aplicació PreuK.

G. Aquells subministradors per als quals transcórrega un període de més d'un any des de l'última compra/subcontractació realitzada, seran desaprovats. Això vol dir que no figuraran com a proveïdors aprovats en l'informe Full de subministradors, segons l'any d'aprovació contínua, de l'aplicació PreuK, on es farà la consulta segons l'any en curs. Per a donar-los novament d'alta, es realitzarà l'avaluació inicial segons l'apartat 4.2 d'aquest capítol.

 

3.2. Gestió de les compres

A. El Director Tècnic o el personal en qui delegue s'encarregarà de l'emissió de les comandes a proveïdors prèviament aprovats, mitjançant una comanda de Compra, en format lliure.

B. Les comandes seran revisades pel responsable, amb l'objecte de comprovar que les dades (producte/servei sol·licitat, quantitats, qualitat o requisits específics, data entrega) estan correctament definits. Si aquestes comprovacions són satisfactòries, el responsable de la revisió dóna la seua aprovació a la comanda i ho remet al proveïdor.

 

3.3. Verificació dels productes comprats

A. El responsable de la comanda controlarà l'entrega dels productes/serveis en la data prevista i establirà la comunicació amb els proveïdors per a conèixer l'estat d'entrega dels mateixos.

B. Una vegada rebut, el subministrament serà recepcionat pel responsable de la comanda, el qual comprovarà inicialment que les dades definides en la comanda emesa coincideixen amb l'albarà del proveïdor. A continuació verificarà in situ la naturalesa del material rebut i la quantitat recepcionada.

C. Si aquestes verificacions són satisfactòries, la persona que ha realitzat la recepció aprova i signa l'albarà d'entrega. El document on quede constància d'aquesta inspecció serà considerat registre de qualitat. En cas de servei subcontractat, la inspecció podrà registrar-se en un altre document a què es faça referència en la documentació.

 

4. FORMATS

IT 028 Gestor de projectes PreuK

IT 031 Manteniment de la infraestructura informàtica i telefònica

 

 

Edició 1 (17/02/2016)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments