PO 01 Gestió de documents i registres

 

1. OBJECTE

Descriure el procés d'emissió, recepció, control, anul·lació i arxiu dels documents i registres.

 

2. ABAST

Aquest procediment s'aplica a:

- Documents de Qualitat emesos internament: Manual de Qualitat, Procediments, Instruccions, Formats.

- Documents d'origen extern rebuts, utilitzats com a referència per a la realització de les activitats incloses en el Sistema de Gestió de Qualitat.

- Registres de Qualitat generats com a conseqüència de la realització de les activitats incloses en el Sistema de Gestió de Qualitat i que evidencien la realització dels processos identificats en el Mapa de Processos.

 

3. REALITZACIÓ

Definicions:

Document: suport que conté informació gravada en la que s'estableixen regles i directrius d'actuació i que és utilitzat com a referència en el desenvolupament de les activitats.

Registres: informació que proporciona evidència objectiva de la realització de les activitats incloses en el Sistema de Gestió de Qualitat. Tenen una doble funció: evidenciar la qualitat obtinguda i servir d'instrument per a l'anàlisi i millora de la qualitat.

Formats: suport predissenyat per al registre d'informació.

 

3.1. Documents de Qualitat interns.

Creació, modificació i anul·lació.

A. Qualsevol persona pertanyent a l'organització pot sol·licitar la creació, modificació o anul·lació d'un document. Si es tracta de la creació d'un document, haurà de sol·licitar-lo expressament al Director de Qualitat o al Gestor de Qualitat a través del correu electrònic. Si es tracta de la modificació o anul·lació d'un document, farà la sol·licitud a través del web directrius.rehabi-li-tar.com, omplint el camp Comentaris, on s'identifica el qui la proposa.

B. El Director de Qualitat o el Gestor de Qualitat analitzaran periòdicament les sol·licituds registrades i decidiran si procedeixen o no, consultant els responsables que estimen oportú. L'anàlisi d'aquestes sol·licituds es farà, almenys, una vegada a l'any, en el moment de la Revisió del Sistema.

C. En el cas de que la sol·licitud siga rebutjada es comunicarà la causa del rebuig al sol·licitant (via correu electrònic). En el cas d'acceptació d'una proposta de creació, modificació o anul·lació de documents, es procedirà d'acord amb els següents apartats D, E, F, G, H i I.

D. El Director de Qualitat o el Gestor de Qualitat són responsables de l'elaboració, modificació i anul·lació de la documentació (Manual de Qualitat, Procediments, Instruccions, formats i documentació). En cada document constarà el seu redactor o responsable de la revisió i la data d'aprovació i/o derogació, que és responsabilitat del Director de Qualitat.

E. El Director de Qualitat o el Gestor de Qualitat demanaran informació a les persones que intervenen en el desenvolupament de la funció/activitat a descriure. A continuació, en el cas de proposta de creació o modificació de document, obriran un nou registre per al nou document o per a la seua nova edició en PreuK, on elaboraran tants esborranys com siga necessari. En el cas de proposta d'anul·lació de document, es faran constar les motivacions de la proposta en el propi registre del document en vigor.

F. En el cas de proposta de creació o modificació de document, una vegada revisat i aprovat pel Director de Qualitat, el document entrarà en vigor; en cas contrari, es faran constar en PreuK els comentaris pertinents. En el cas de proposta d'anul·lació de document, una vegada revisat i derogat pel Director de Qualitat, el document quedarà anul·lat.

G. La modificació d'un document implica la seua derogació i l'emissió i aprovació d'una nova edició.

H. La naturalesa de les modificacions en els documents es faran constar en el propi document, en l'apartat "Modificacions respecte a l'edició anterior".

I. En el cas d'anul·lació de document, el seu codi quedarà vacant i no es farà servir de nou per a un document diferent.

 

Distribució i control d'edicions

J. El Director de Qualitat o el Gestor de Qualitat, una vegada aprovats, modificats o anul·lats els documents, ho consignarà en el Tauler d'anuncis de directrius.rehabi-li-tar.com.

K. El Director de Qualitat o el Gestor de Qualitat informaran via correu electrònic a tots els membres de l'empresa de la seua obligació de subscriure's al Tauler d'anuncis de directrius.rehabi-li-tar.com.

L. Els documents s'emeten en suport informàtic. Tots els documents, a excepció dels formats, s'ajusten a l'estructura i format de PreuK.

M. La gestió del Manual de Qualitat està definida en el propi document.

N. Els documents del Sistema de Qualitat, excepte el Manual de Qualitat, es codifiquen de la manera següent:

Procediments Operatius: PO-XX (Edició n)

Instruccions: IT-XX (Edició n)

O. Els formats referenciats en els documents es designaran segons el registre del formulari o la url informàtica on es troben arxivats. Les versions obsoletes d'aquests formats es distingiran d'acord amb els criteris generals establerts en la IT-01.

 

Arxiu.

P. L'arxiu dels documents del Sistema es gestionarà mitjançant PreuK.

Q. Les edicions obsoletes dels documents es mantindran en PreuK com a arxiu històric dels canvis introduïts, durant un període mínim de 3 anys. PreuK compta amb un llistat de documentació vigent que es pot consultat en qualsevol moment.

 

3.2. Documents d'origen extern.

A. La documentació específica d'origen extern en format paper, necessària per al desenvolupament satisfactori de les activitats pròpies de la entitat, es mantindrà en el departament on es precise.

B. Els arxius s'establiran de manera que la informació i/o registres inclosos siguen fàcilment identificables i accessibles pel personal que els utilitze, assegurant-se d'aquesta manera el seu control.

 

3.3. Registres.

A. Els registres s'ompliran per la persona que realitza l'activitat objecte de registre i seran signats per les sigles que identifiquen cada membre de l'Entitat, d'acord amb el formulari de Recursos Humans. En les referències a qualsevol membre de l'Entitat contingudes en els documents o registres es podran fer servir, també, aquestes sigles. Igualment, en les referències a qualsevol perfil es podran fer servir les sigles definides en el formulari de Perfils de Lloc de Treball.

B. Els diferents registres resultants de les activitats seran mantinguts en arxiu pels responsables indicats en la documentació del sistema de qualitat.

C. Els registres poden arxivar-se en suport paper o, preferentment, en suport informàtic en cloud computing.

D. Els registres arxivats es mantenen correctament ordenats en llocs que reuneixen condicions tals que es minimitze la pèrdua o el deteriorament per accidents, condicions ambientals, etc.

E. L'atenció i manteniment dels arxius de registres és responsabilitat de qui arxiva els registres.

F. El personal té accés als arxius per a la seua consulta. La retirada d'un registre concret d'un arxiu (informàtic o paper) ha de ser autoritzada pel seu responsable.

G. Excepte indicació explícita en sentit contrari en el document que ho genera, els registres de qualitat es conserven en arxiu durant, almenys, deu anys a partir de la data d'emissió. Després, poden ser destruïts pel DQ.

H. L'empresa disposa de compromisos de confidencialitat del seu personal contractat o subcontractat. Els registres confidencials, en format digital o paper, tindran els seus accessos controlats.

 

3.4. Instruccions.

A. En general, les Instruccions vigents són d'aplicació en la gestió del sistema de qualitat, inclús quan no s'hi fa referència explícita.

 

4. FORMATS

► Aplicació informàtica PreuK, descrita en la següent Instrucció:

IT 028 Gestor de projectes PreuK

► Web Directrius de l'Àrea de sistemes de gestió de qualitat:

http://directrius.rehabi-li-tar.com/

 

 

Edició 1 (17/02/2016)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments