IT 064 Ordenació cronològica de carpetes i fitxers

 

Els fitxers d’intercanvi amb l’exterior de l’àrea, agència o empresa (fitxers enviats i rebuts) portaran la data a l’inici del seu nom, immediatament després del codi d’expedient i fase, precedida i seguida d’un espai. En general, aquest criteri s’aplicarà a tots els fitxers que resulten d’una gestió cronològicament ordenada.

Tots els fitxers amb aquest format estaran inclosos en la carpeta Agenda de cada expedient, la qual ha d'incloure una relació completa de les comunicacions amb els agents externs.

 

Per tal de mantindre l’ordre cronològic de l’agenda esmentada, convindrà classificar tots els fitxers dins de subcarpetes, inclús quan es tracte d’un únic fitxer i encara que continga la data en el seu nom. És a dir,

XX0000 XX 2005-12-19 Carta al client.docx

haurà d’incloure’s en una subcarpeta anomenada, per exemple,

XX0000 XX 2005-12-19 Carta al client

D’aquesta manera, s’observarà la correlació cronològica amb la resta de subcarpetes.

 

La data consignada al nom del fitxer correspondrà a la data de la seua gestió interna: enviament, recepció, arxivament, creació, etc. No obstant, el nom del fitxer inclourà també la data de determinats documents, quan siga rellevant. Així, per exemple:

XX0000 XX 2010-08-15 Llicència municipal d’obres, de data 2010-07-25

és un fitxer que conté un document datat el 25/07/2010 i que fou rebut i arxivat el 15/08/2010. Naturalment, les dues dates podrien coincidir. També, convé que el nom del fitxer incloga la procedència del document, quan no siga evident.

 

Instruccions relacionades:

IT 004 Què és la plantilla XX0000

IT 005 Criteris generals per a nomenar carpetes, fitxers i altres elements

IT 007 Com distingir versions successives de documents

IT 008 Índex i numeració de documents

IT 062 El nom dels fitxers d’elaboració pròpia en un expedient

IT 028 Gestor de projectes PreuK

 

Modificacions respecte a l’edició anterior

S'especifiquen les instruccions relacionades.

 

 

Edició 2 (30/10/2017)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments