IT 059 Com arxivar el correu electrònic

 

El correu electrònic es considera part de la documentació d'un expedient. En conseqüència, la seua gestió està sotmesa a totes les instruccions del sistema de gestió de qualitat.

En particular, tots els correus rebuts pels usuaris hauran de reenviar-se al propietari de l'expedient corresponent, on s'etiquetaran d'acord amb el nom de l'expedient.

L'assumpte del correu indicarà de forma clara i succinta el seu contingut.

És preferible enviar correus separats si tracten d'assumptes clarament diferents, encara que tinguen el mateix destinatari o formen part del mateix expedient.

Es mantindran amb coherència els fils de cada conversa. Si el destinatari no ho fa, és preferible fragmentar els fils, per tal de clarificar la lectura de l'arxiu.

L'arxiu dels correus és un repositori complementari de l'arxiu d'un expedient, però no el seu repositori principal, que és l'Agenda de la carpeta de l'expedient i el Calendari. Els assumptes d'importància d'un correu hauran de tenir la corresponent carpeta i esdeveniment.

En aquest sentit, quan el text d'un correu siga rellevant, s'haurà d'imprimir en pdf i arxivar juntament amb la documentació adjunta en la carpeta corresponent.

 

 

Edició 1 (22/04/2020)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments