IT 057 Un protocol per a compartir elements

 

Tot i que cada usuari pot gestionar els permisos dels seus propis elements com crega oportú, l’ús compartit dels elements que formen part d’un expedient ha de seguir aquest senzill protocol:

1. El propietari de tots els elements d’un expedient serà l’usuari principal de l’àrea corresponent. Així, el propietari dels expedients de l’Àrea de projectes i direccions d’obra serà projectes@rehabi-li-tar.com.

2. Només el propietari pot canviar els permisos.

3. Com a criteri general, els permisos s'assignaran a grups d'usuaris, i no als usuaris individuals. En cada expedient, s'assignaran permisos d'edició als següents grups:

3.1 el grup d'usuaris pertanyents a l’area corresponent. Així, en l’exemple, pot editar el grup projectes.tecnics@rehabi-li-tar.com, el qual inclou tots els membres de l’Àrea de projectes i direccions d’obra.

3.2 el grup d'usuaris associat a cada expedient. Així, en l’exemple, pot editar el grup projectes.xx0000.tecnics@rehabi-li-tar.com, el qual inclou tots els membres de l'equip encarregat d'aquest expedient.

4. Els usuaris de Rehabi-li-tar que tenen l'enllaç poden visualitzar el corresponent element d’un expedient.

 

Aquest protocol servirà com a pauta a l’hora de compartir elements en totes les aplicacions de la plataforma. No obstant, hi han algunes variants:

➤ En Google Drive, la carpeta PR0368 04 Documentació compartida amb Client, Contracta i tercers, destinada a compartir formalment determinats documents de l’expedient amb agents exteriors a l’àrea, seguirà els mateixos criteris anteriors, a excepció de la condició 4, que se substituirà per l'opció: Tots els usuaris que tinguin l'enllaç poden visualitzar.

➤ En Google Sites, els webs seguiran les mateixes pautes. L’única diferència és que un web pot ser propietat de més d’un usuari, de manera que l’usuari principal de l’àrea pot atorgar la propietat també a d'altres usuaris. A més, naturalment, quan es publique un web, la condició 4. canviarà quan convinga.

➤ En Google Calendar, els calendaris de les àrees seguiran les mateixes pautes, encara que les opcions no són idèntiques a les de Google Drive, sinó que han de configurar-se tal i com apareix en el següent exemple. Observareu que l’única diferència afecta també a la condició 4, la qual diu ací que els membres del domini poden visualitzar el calendari, però sense els detalls:

 

 

Instruccions relacionades:

IT 055 El propietari d’un element

IT 056 Qui pot compartir un element i com gestionar-ne els permisos d’accés

IT 070 Com obrir un nou expedient

 

Modificacions respecte a l'edició anterior, derogada

S'incorpora el grup d'usuaris associat a cada expedient.

Se suprimeix la condició de que els elements compartits en la carpeta PR0368 04 Documentació compartida amb Client, Contracta i tercers han de ser diferents, ja que aquest aspecte es regula en la IT 063.

S'actualitza el format de les opcions de Google Calendar.

 

 

Edició 2 (19/01/2018)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments