IT 031 Gestió d'Equips informàtics i de comunicació

 

1. OBJECTE

En el present document es descriuen detalladament les tasques de gestió dels equips informàtics de l'entitat.

Amb la lectura de les instruccions redactades en aquest document sobre els processos de selecció, compra, identificació i manteniment dels equips informàtics, s'expliquen també els processos de manteniment del programari i dades (còpies de seguretat i actualitzacions).

L'objectiu de l'activitat "Manteniment" és mantenir el material informàtic i de comunicacions en el millor estat possible i amb el menor cost possible, realitzant les accions correctives i preventives necessàries per aconseguir-ho.

L'objectiu de l'activitat "Adquisició" és preparar els mitjans necessaris per a la selecció, compra i creació d'un nou lloc de treball (quan s'incorpora un nou empleat o se sol·licita un canvi d'ordinador).

L'objectiu de l'activitat "Còpies de seguretat" és mantenir còpies de seguretat de les dades emmagatzemades al servidor d'arxius de l'Entitat i facilitar còpies dels seus arxius als empleats que els hagin esborrat accidentalment.

 

2. MANTENIMENT

Es realitzen tasques periòdiques de revisió de maquinari (estat físic), programari (actualitzacions), impressores (correcte funcionament), consumibles (revisió d'estoc) i documents d'inventari (mantenir actualitzat).

Les tasques a realitzar en una sessió són:

- Comprovació d'impressores i consumibles

- Comprovació de 5 ordinadors

- Enviaments de paquets massius per comprovar la bona comunicació entre dispositius en xarxa ja siguin ordinadors, impressores o routers

A més es realitzaran els treballs necessaris sol·licitats pel personal en el registre d'incidències habilitat per a tal fi i es resoldran els problemes detectats en les sessions de manteniment preventiu.

 

2.1 Maquinari

Es realitzen les següents tasques i s'anota la data la seva realització en el registre d'inventari de maquinari:

- Preguntar a l'usuari si s'ha detectat alguna anomalia.

- Actualitzar pedaços del sistema operatiu i d'actualitzacions d'aplicacions instal·lades, per exemple Java o Adobe.

- Comprovar i actualitzar el registre d'inventari maquinari, anotant en les columnes corresponents la data de la revisió realitzada i els comentaris de futures accions a prendre.

- Programar accions correctives necessàries.

Fora de la programació es realitzaran les accions correctives sota demanda o detectades en el manteniment preventiu.

Quan s'intueixin possibles problemes en un equip, es realitzarà una acció exhaustiva de comprovació del correcte funcionament de components de l'ordinador. Mitjançant eines de diagnòstic (memtest, SeaTools) aquesta acció comprova el correcte funcionament dels components de l'ordinador (disc dur, memòria, targeta gràfica, ...), i es coneixerà si existeix realment un problema maquinari i s'ha de procedir a la seva substitució.

 

2.2 Programari

Dins de la programació de manteniment preventiu de programari es realitzen les següents tasques i s'anota la data la seva realització en el registre d'inventari de programari:

- Comprovar les actualitzacions de programari que l'ordinador sol·licita realitzar.

- Comprovar que l'antivirus està correctament actualitzat i que no hi hagi cap programari sospitós instal·lat.

- Comprovar i actualitzar el registre d'inventari programari, anotant la data de l'última revisió realitzada.

Fora de la programació es realitzaran les accions correctives sota demanda o detectades en el manteniment preventiu.

Quan aparegui alguna actualització de programari que pugui suposar un canvi en els costums de treball habitual dels empleats (per exemple, aplicació ofimàtica o gestor de correu), aquesta actualització es realitzarà seguint el següent procés:

1r) Instal·lar l'actualització a l'ordinador del tècnic informàtic.

2n) Provar-i testejar durant almenys dues setmanes.

3r) Cercar opinions i possibles problemes nous que pugui generar l'actualització.

4t) Informar i sol·licitar autorització del coordinador.

5è) Instal·lar en usuari, i després d'una setmana en tots els usuaris.

 

2.3 Registres

Tots els registres utilitzats s'actualitzen trimestralment amb la feina habitual realitzat en el manteniment:

- Inventari d'equips i hardware. S'actualitzaran les dades d'equips i impressores en cada sessió de manteniment preventiu.

- Inventari d'aplicacions o programari. S'actualitzaran les dades d'equips en cada sessió de manteniment preventiu.

- Stock de consumibles. S'actualitzarà en cada sessió de manteniment preventiu.

- Registre d'incidències. Es resoldran les incidències de manteniment sol·licitades pels empleats i s'anotaran les detectades en el manteniment preventiu.

 

3. ADQUISICIÓ

El procés d'adquisició d'equips comença amb la sol·licitud de tres pressupostos a proveïdors independents, aquests pressupostos es lliuren direcció per a la seva aprovació, quan està signada l'aprovació de compra es procedeix amb l'acceptació de la comanda.

Es prepararà un equip amb el programari necessitat per l'usuari i es traspassaran els arxius i configuracions necessàries per al treball diari.

És una activitat no programada que es realitza sota demanda.

Les tasques a realitzar són:

a) Abans de substituir l'ordinador anterior:

- Comprovar origen de dades de l'ordinador i fer còpia de seguretat de les dades en local.

- Desa la configuració de xarxa, impressores, marcadors d'internet i configuracions del compte de correu.

- Realitzar còpia del contingut del gestor de correu, signatura i agenda.

b) Preparant el nou ordinador:

- Sol·licitar al coordinador i / o usuari que ens marquin al checklist d'aplicacions habituals de l'empresa, les que han d'estar instal·lades. Si necessiten alguna aplicació especial han de justificar la seva compra.

- Sol·licitar al coordinador indicació dels permisos que ha de tenir l'usuari i creació de compte d'usuari.

- Preparació del nou ordinador amb les accions necessàries com formateig, instal·lació de sistema operatiu, instal·lació de les aplicacions triades i configuració de xarxa.

- Unir l'ordinador al domini del servidor.

- Creació de les unitats de xarxa utilitzades per l'usuari.

- Configura el gestor de correu amb el compte de correu, signatura, calendari, agenda de contactes i restauració de correus i cites.

- Restauració d'altres dades locals.

- Instal·lació d'impressores i configuració de tipus de paper i doble cara.

c) Després de substituir l'ordinador

- Comprovar i testejar que tot funcioni correctament (connexió a la ubicació definitiva, correu, accés a dades, execució d'aplicacions).

- Explicar a l'usuari les característiques del nou equip, arrencar el nou ordinador i provar de nou el correcte funcionament del sistema. Realitzar les següents accions: Enviament i recepció de correus, imprimir pàgina de prova en impressora habitual, accedir a les dades de xarxa i preguntar si té algun dubte.

 

3.1. LLISTAT D'APLICACIONS

Les aplicacions seran de programari lliure o amb llicències comprades per l'empresa. Si es desitja alguna aplicació s'haurà de sol·licitar, si escau, l'autorització de compra de les llicències necessàries. En el cas d'aplicacions de programari lliure, s'instal·laran i es registraran en el corresponent inventari, el format és el que recull el model IT XX Inventari d'aplicacions informàtiques.

Com a ajuda per a la decisió d'aplicacions a instal·lar, es relacionen a continuació les més habituals.

- Google Drive plataforma en núvol

- Open Office, ofimàtica

- Pdf Creator, impressora PDF

- Acrobat Reader, visor de PDF.

- Mozilla Thunderbird, gestor de correu

- Mozilla Firefox, navegador internet.

- Google Chrome, navegador internet.

- 7zip, compressor d'arxius

- Java, màquina virtual necessària per a execució d'algunes aplicacions

- Gimp i Slowview, editors i visors d'imatges

- BorgChat, missatgeria instantània

- Total Commander, utilitats de maneig d'arxius

- Aplicacions IVE: Catàleg, OSE, Plec, Guia d'estudis geotècnics, Guia Fonamentació, CERMA,

- Guia de Rajola, perfil de qualitat.

- Memphis, aplicació de pressupostos d'obra

- Briscad, còpia del AutoCAD.

- FreeMind, creació de mapes visuals.

- OpenProj, gestor de projectes.

- Notepad ++, editor de text.

 

4. CÒPIES DE SEGURETAT

Es realitzen les següents tasques de còpies de seguretat d'arxius:

1r) Es realitza una còpia diària dels arxius canviats: aquesta còpia és realitzada pel servidor automàticament totes les nits en un disc dur extern al servidor.

2n) Es realitza una còpia setmanal dels arxius canviats: aquesta còpia és realitzada pel servidor automàticament tots els dijous a la nit en un disc dur extern al servidor.

3r) Els divendres es comprova que les còpies automàtiques han estat realitzades correctament.

4t) Els divendres es realitza una còpia en discos durs externs alterns de totes les dades completes continguts en les carpetes de l'Entitat.

No es realitzen còpies de seguretat dels arxius guardats en els discos durs locals dels ordinadors.

Les dades de treball s'han de guardar sempre al servidor.

A més dels treballs programats, es dóna suport als usuaris que accidentalment esborrin els seus arxius i es custodiarà les còpies completes obtingudes.

 

5. PROTECCIÓ DE DADES

Es protegeix la integritat i seguretat de les dades contingudes en els registres informàtics generats per l'Entitat, tal com s'estableix en el document de seguretat.

 

 

Edició 1 (2016.02.18)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com