IT 007 Com distingir versions successives de documents

 

Les successives versions digitals d’un fitxer o carpeta, d’haver-n'hi, mantindran el nom original per a la versió vigent o més recent i, sobretot, mantindran la seua url (per tal de no trencar els enllaços que hi apunten), mentre que les versions antigues seran còpies de l'original (amb una altra url) i s’identificaran amb informació afegida al nom original.

Els fitxers obsolets es distingiran clarament amb la paraula - ANUL·LAT (o - ANUL·LADA), o bé - DEROGAT (o - DEROGADA), al final del seu nom. Els documents obsolets en paper es distingiran amb la mateixa paraula impresa en un segell o similar.

Quan un document visat o compartit substiteix un altre, haurà de fer constar quin document deroga o anul·la, en la portada, caràtula, capçalera o peu.

 

Exemples:

Si el fitxer que conté els plànols d’una fase és

PR0777 CB PLÀNOLS D'ESTAT ACTUAL.dwg

la versió més recent d’aquest fitxer (la versió vàlida, per tant) sempre durà el mateix nom, mentre que les versions obsoletes tindran noms com

PR0777 CB PLÀNOLS D'ESTAT ACTUAL 1ªversió, 2010-05-05 - ANUL·LAT.dwg

O bé: si es modifica o substitueix el fitxer

PR0777 GA 2010-07-07 CERTIFICACIÓ GA 01 de data 2010-06-30

la versió antiga es nomenarà així:

PR0777 GA 2010-07-03 CERTIFICACIÓ GA 01 de data 2010-06-30 - ANUL·LAT

 

Instruccions relacionades:

IT 004 Què és la plantilla XX0000

IT 005 Criteris generals per a nomenar carpetes, fitxers i altres elements

IT 008 Índex i numeració de documents

IT 062 El nom dels fitxers d’elaboració pròpia en un expedient

IT 064 Ordenació cronològica de carpetes i fitxers

IT 028 Gestor de projectes PreuK

 

Modificacions respecte a l’edició anterior

S'aclareix la redacció i s'especifiquen les instruccions relacionades.

 

 

Edició 2 (01/11/2017)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments