IT 003 Tipus de documentació en un expedient

 

Tota la documentació relativa a un expedient s’arxivarà en format digital, inclús la documentació en paper significativa, la qual s’escanejarà i s’arxivarà d’acord amb els criteris generals d’aquesta Instrucció.

 

En un expedient, hi han tres tipus de documentació: administrativa, tècnica i de treball.

La documentació administrativa és aquella que té un valor jurídic o contractual (particularment, aquells documents signats), a excepció de la documentació estrictament tècnica. La documentació en paper, una vegada escanejada i arxivada digitalment, es classificarà per expedients en arxivadors.

La documentació tècnica conté el resultat dels serveis contractats. Per exemple, en l’Àrea de projectes i direccions d’obra: el Projecte i les seues modificacions, els Certificats Finals d’Obra, el Llibres d’ordres, etc. Els formats en paper es desaran en la caixa o caixes destinades a cada fase de l’expedient, convenientment identificades.

La documentació de treball és aquella que no és administrativa ni tècnica i conté croquis, publicitat, informació auxiliar, etc. S’arxivarà en carpetes degudament identificades per a cada fase.

 

En general, la documentació en paper més recent es col.locarà al damunt de la més antiga.

 

Seguint la tendència a la digitalització completa de l'activitat empresarial, l'aplicació informàtica PreuK progressivament centralitzarà i integrarà la gestió documental, posant especial atenció en l'automatització de processos rutinaris i en la disponibilitat en el web de la documentació dels expedients.

 

Instruccions relacionades:

IT 028 Gestor de projectes PreuK

 

Modificacions respecte a l'edició anterior, derogada

Seguint la tendència a la digitalització completa de l'activitat empresarial, l'aplicació informàtica PreuK progressivament centralitzarà i integrarà la gestió documental, posant especial atenció en l'automatització de processos rutinaris i en la disponibilitat en el web de la documentació dels expedients.

 

 

Edició 2 (04/10/2017)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments