IT 002 Què és una fase?

 

Què és una fase?

En un expedient, cada una de les missions en la prestació d'un servei, amb un objectiu ben definit i diferenciat i amb una gestió independent.

Un expedient pot distingir una o diverses fases.

 

Què és una subfase?

En una fase, cada una de les etapes que la desenvolupen.

Una fase pot distingir una o diverses subfases.

 

Com s'identifica una fase i una subfase

Cada fase vindrà identificada pel codi de l’expedient, seguit d’un espai i un codi de dues lletres majúscules (per exemple, la fase XX de l’expedient XX0000 és XX0000 XX).

La primera lletra del codi de fase designarà la fase pròpiament dita; la segona, la subfase. La primera fase i subfase és AA.

Per tal de facilitar-ne la cerca, els noms de totes les carpetes i fitxers de la fase d’un expedient s’iniciaran amb aquest doble codi identificatiu, separat de la resta amb un espai. El mateix criteri s’aplicarà als noms de qualsevol altre element vinculat amb l’expedient, com ara calendaris, correus, etc.

 

Com s'ordenen les fases i subfases

Cada fase/subfase XX té una data d'obertura i una data de tancament.

Obrir una fase equival a obrir la primera subfase de la fase, de manera que la data d'obertura d'una fase coincideix amb la data d'obertura de la primera subfase. Tancar una fase equival a tancar la darrera subfase de la fase, de manera que la data de tancament d'una fase coincideix amb la data de tancament de la darrera fase.

Les fases s'ordenen cronològicament segons la seua data d'obertura. L'obertura d'una nova fase no implica el tancament de l'anterior; això vol dir que poden haver-hi obertes simultàniament diverses fases. Una fase, una vegada tancada, no es reobrirà, excepte en el cas d'una reclamació del client.

En cada fase, només hi haurà una subfase en curs: la darrera. Obrir una subfase implica tancar l'anterior; per tant, no es podran modificar les subfases precedents a la subfase en curs.

En els registres digitals, les subfases quedaran agrupades en les fases respectives. És a dir, per exemple, si la seqüència cronològica de creació de subfases és AA/BA/AB/AC/CA/BB, apareixeran ordenades així: AA/AB/AC/BA/BB/CA.

 

Què és el títol de la fase?

Cada fase té un títol que descriu de forma precisa i acurada la prestació del servei. És el títol que apareixerà en la documentació final de fase (memòries, plànols, factures, certificacions, contractes, etc.) i en la documentació administrativa, curricular, etc.

La subfase en curs pot modificar el títol de la fase, per tal de corregir-lo o ajustar-lo al servei prestat realment.

En general, la descripció de la fase s'ajustarà a la llista següent:

→ Redacció de projecte i assistència per a la direcció d'obra de...

→ Projecte (bàsic, executiu) de...

→ Direcció d'obra de...

→ Execució d'obra per a...

→ Redacció de dictamen i valoració de...

→ Dictamen i valoració de...

→ i d'altres anàlegs

En general, la descripció de la fase distingirà la "prestació d'un servei" del "producte d'aquesta prestació". Així, cal distingir la redacció d'un projecte (la prestació) del projecte (el document tècnic), etc.

 

Què és la descripció de la subfase?

Cada subfase té una descripció que explica en què consisteixen els treballs en curs. Es tracta d'una informació interna, no publicable.

En general, la descripció de la subfase s'ajustarà a la llista següent:

→ DPO Pressupost d'obra

→ DEO Execució d'obra

→ DPT Pressupost de servei tècnic

→ DST Prestació de servei tècnic

→ DST Prestació de servei tècnic (redacció de projecte)

→ DST Prestació de servei tècnic (direcció d'obra)

→ DEE Documentació tècnica d'estudi previ

→ DAV Documentació tècnica d'avantprojecte

→ DPB Documentació tècnica de projecte bàsic

→ DPE Documentació tècnica de projecte d'execució

→ DBE Documentació tècnica de projecte bàsic i d'execució

→ DDO Documentació tècnica de direcció tècnica de les obres

→ DPF Documentació tècnica de projecte final d'obra

→ DID Documentació tècnica d'informe, dictamen, certificat o valoració

→ DYY Documentació tècnica específica

→ DRC Reclamació del client

Les tres majúscules inicials s'han d'entendre com a abreviatures de la descripció de la subfase.

 

Criteris per a distingir fases

D'acord amb la definició de fase, dues fases són diferents si cadascuna té "una gestió independent". És a dir, si són independents la contractació, la planificació, la certificació i la facturació respectives; o també: si poden ser obertes i tancades de manera independent.

Així, per exemple, són fases diferents les següents:

→ Redacció de projecte i assistència per a la direcció d'obra de rehabilitació d'edifici residencial

→ Projecte de rehabilitació d'edifici residencial

→ Execució d'obra per a rehabilitació d'edifici residencial (O bé, Rehabilitació d'edifici residencial)

Són diferents perquè el pressupost de la prestació del servei professional no té res a veure amb el pressupost de projecte ni amb el pressupost d'execució d'obra. Per tant, són independents la contractació, la planificació, les certificacions i la facturació.

En definitiva, les prestacions de dos serveis constitueixen fases diferents si són independents els pressuposts respectius.

Però això no vol dir que dues prestacions formen part necessàriament de la mateixa fase si els pressuposts respectius no són independents. Perquè, també d'acord amb la definició de fase, dues fases són diferents si cadascuna té "un objectiu ben definit i diferenciat".

Així, per exemple, tot i que no tenen pressuposts independents, són fases diferents les següents:

→ Projecte de rehabilitació d'edifici residencial

→ Direcció d'obra de rehabilitació d'edifici residencial

En canvi, no són fases diferents la redacció d'un projecte i l'assistència tècnica per a la seua direcció d'obra, si s'ha contractat conjuntament.

Com a excepció, i amb l'objectiu d'agilitzar la gestió d'un expedient, es podrà incloure en la mateixa fase dues missions diferents, quan no es poden interferir. Per exemple, la "Redacció de certificació energètica" i la "Certificació energètica"; la "Redacció d'un dictamen" i el "Dictamen" (si el "Dictamen" no inclou un pressupost o valoració econòmica); o, inclús, el projecte i la direcció d'obra de determinades actuacions ràpides i pràcticament simultànies.

 

Criteris per a distingir subfases

Donat que cada subfase es refereix a una etapa de la fase, el criteri per a distingir diferents subfases depèn només de la decisió de consolidar l'estat d'una fase en un moment determinat, per a continuar el seu desenvolupament.

Si convé, la descripció de la subfase tindrà una numeració, per a distingir successives versions. Per exemple:

→ DPO Pressupost d'obra 1

→ DPO Pressupost d'obra 2

→ DPO Pressupost d'obra 3

També podran combinar-se descripcions en una mateixa subfase, però s'haurà de caracteritzar la subfase amb el codi de la descripció més important. Exemples:

→ DEO Pressupost d'obra i de servei tècnic

→ DST Pressupost i prestació de servei tècnic

→ DID Pressupost i prestació de servei tècnic i Documentació tècnica d'informe, dictamen, certificat o valoració

 

Un exemple d'aplicació

A continuació, com a exemples d'aplicació, es mostren diverses seqüències de subfases en un expedient, ordenades segons una hipotètica cronologia dels treballs. Cada subfase apareix identificada pel codi d'expedient, codi de fase i subfase, títol de fase i descripció de subfase:

XX0000 AA Reparació de coberta - Pressupost d'obra i de servei tècnic 1

XX0000 AB Reparació de coberta - Pressupost d'obra i de servei tècnic 2

XX0000 BA Projecte de reparació de coberta - Documentació tècnica

XX0000 AC Reparació de coberta - Execució d'obra i prestació de servei tècnic

XX0000 CA Direcció d'obra per a reparació de coberta - Documentació tècnica

XX0000 DA Informe sobre patologies - Pressupost i prestació de servei tècnic i Documentació tècnica

XX0000 AD Reparació de coberta - Reclamació del client

XX0000 EA Redacció d'Informe sobre patologies i valoració de reparació - Pressupost de servei tècnic 1

XX0000 FA Informe sobre patologies i valoració de reparació - Documentació tècnica

XX0000 EB Informe sobre patologies i valoració de reparació - Prestació de servei tècnic

XX0000 GA Redacció de projecte i assistència per a la direcció d'obra de rehabilitació de façana - Pressupost de servei tècnic 1

XX0000 HA Projecte de rehabilitació de façana - Documentació tècnica

XX0000 GB Redacció de projecte i assistència per a la direcció d'obra de rehabilitació de façana - Prestació de servei tècnic (redacció de projecte)

XX0000 IA Direcció d'obra de rehabilitació de façana - Documentació tècnica

XX0000 GC Redacció de projecte i assistència per a la direcció d'obra de rehabilitació de façana - Prestació de servei tècnic (direcció d'obra)

 

Modificacions respecte a l'edició anterior, derogada

S'afegeix una D inicial a les abreviatures de la descripció de la subfase. Resulten, així, abreviatures de tres lletres majúscules que ja no es poden confondre amb els codis de fase/subfase.

 

 

Edició 8 (03/11/2017)

Redactada i aprovada per

Joaquim Iborra Posadas

joaquim.iborra.rehabi-li-tar.com

Comments